Satuan Pengawasan Internal

header spi pos 97-min

PT Pos Indonesia (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) harus dapat mempertanggungjawabkan segala aktivitas dan hasil usahanya kepada pemegang saham, seluruh pegawai, pelanggan dan stakeholder lainnya.

Manajemen dituntut mengelola perusahaan dengan baik melalui pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance, manajemen risiko dan menerapkan sistem pengendalian internal untuk menyajikan laporan keuangan/kegiatan yang informatif, handal dan dapat dipercaya.

Akuntabilitas dan responsibilitas manajemen kepada stakeholder tentu harus dinilai dan dievaluasi, baik dari aspek ketaatan pada peraturan, efisiensi dan efektifitas.

Untuk mencapai tujuan dimaksud, Satuan Pengawasan Intern (SPI) PT Pos Indonesia (Persero) selaku unit fungsional yang bertanggung jawab  kepada Direktur Utama dituntut berperan optimal membantu Direktur Utama menjalankan fungsi pengawasan.

SPI harus mampu memberikan masukan dan rekomendasi terhadap kelemahan sistem pengendalian internal dalam pelaksanaan operasional dan keuangan, baik menyangkut ketaatan peraturan, penilaian efisiensi dan efektifitas kegiatan dari seluruh lini organisasi di lingkungan perusahaan. Dalam mengemban tugas dan fungsi tersebut, SPI dituntut untuk selalu meningkatkan kompetensi dan menjalankan tugas dan fungsi secara profesional, objektif, independen dan menjunjung tinggi kode etik serta standar audit.

Agar SPI berjalan sesuai dengan visi, misi dan tujuan pembentukannya, maka diperlukan Internal Audit Charter, sehingga dicapai pemahaman bersama terhadap tugas, fungsi dan kewenangan SPI, oleh Direksi, Komisaris dan seluruh jajaran manajemen Perusahaan. Di sisi lain, eksistensi dan pelaksanaan tugas SPI dapat diterima dan didukung oleh seluruh unit kerja di lingkungan Perusahaan, serta menjadi pedoman bagi seluruh Auditor internal SPI dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

Maksud dan Tujuan

a.    Internal Audit Charter dimaksudkan agar terdapat pemahaman bersama terhadap tugas, fungsi dan kewenangan SPI, oleh Direksi, Komisaris dan seluruh jajaran manajemen Perusahaan.

b.    Tujuan penyusunan Internal Audit Charter adalah sebagai pedoman bagi para Auditor Internal agar dapat melaksanakan tugasnya secara profesional, sehingga dapat menghasilkan Laporan Audit yang memenuhi standar yang ditetapkan dan berkualitas untuk mendukung aktivitas Perusahaan.

Tugas dan Fungsi

a.    Menyusun dan melaksanakan Rencana Kerja dan Anggaran Audit Tahunan.
b.    Melaporkan Realisasi Kerja dan Anggaran Audit Tahunan secara berkala setiap Triwulan kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
c.    Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan sistem pengendalian internal dan manajemen risiko sesuai dengan kebijakan perusahaan.
d.    Memberikan rekomendasi dan informasi yang objektif tentang kegiatan Auditee pada semua tingkat manajemen untuk peningkatan kinerja perusahaan.
e.    Memberikan konsultasi kepada pihak internal perusahaan untuk memberikan nilai tambah dan perbaikan terhadap kualitas pengendalian internal, pengelolaan risiko dan tata kelola perusahaan.
f.    Melakukan audit pendalaman (khusus) apabila diperlukan dan atau atas permintaan Manajemen dalam bentuk audit dengan tujuan tertentu dan atau audit investigasi.
g.    Menyusun dan melaporkan hasil audit kepada Direktur Utama dan atau pimpinan unit kerja terkait (auditee).
h.    Melaporkan segera atas setiap temuan audit (Management Letter) yang diperkirakan dapat mengganggu kelangsungan usaha perusahaan.
i.    Melaksanakan pemantauan tindak lanjut audit dan melaporkan setiap triwulan kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
j.    Menyusun kebijakan dan prosedur tertulis sebagai pedoman bagi Auditor dalam melaksanakan tugasnya sesuai standar dan kode etik.
k.    Melaksanakan pendidikan profesional berkelanjutan dan sesuai dengan kompetensi Auditor.
l.    Melakukan pengawasan, pemeriksaan, dan evaluasi terhadap kehandalan, efektivitas dan efisiensi sistem pengendalian internal perusahaan di unit kerja termasuk pelaksanaan tugas khusus dari Direktur Utama. (sistem operasional pengawasan).
m.    Dalam menjalankan tugas dan fungsi SPI bekerja sama dengan Komite Audit.

Kewenangan dan Tanggung Jawab SPI

a.    Mengakses penuh, bebas dan tidak terbatas terhadap sumber daya data yang meliputi dokumen, pencatatan, personal dan fisik harta kekayaan perusahaan termasuk sumber daya data transaksi berbasis Teknologi Informasi di seluruh unit kerja Perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan audit dan konsultasi.
b.    Menetapkan rencana kerja dan anggaran serta sasaran dan program audit SPI (RKAP).
c.    Menggunakan jasa pihak eksternal untuk membantu melakukan pelaksanaan audit sekaligus bertujuan transfer of knowledge.
d.    Melakukan komunikasi dan koordinasi langsung dengan Direktur Utama dan Komite Audit.
e.    Melakukan komunikasi dengan pihak eksternal (Regulator, Auditor Eksternal) dan keikutsertaan dalam kegiatan Asosiasi dan Forum Komunikasi SPI.
f.    Memiliki kebebasan dalam menetapkan metode scoupe, cara, teknik dan pendekatan audit yang akan dilakukan.
g.    Membuat BAP (Berita Acara Pemeriksaan) terhadap auditee dalam pelaksanaan audit investigasi.
h.    Meminta klarifikasi terhadap rekomendasi hasil audit yang tidak ditindaklanjuti sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati dan selanjutnya pejabat yang bertalian wajib memberikan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
i.    Mengusulkan kepada Direktur Utama atas pemberian sanksi terhadap pejabat terkait yang tidak melaksanakan tindaklanjut atas rekomendasi hasil audit, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan
j.    Memberikan penilaian dan rekomendasi hasil audit dan memonitor tindak lanjutnya untuk memastikan bahwa rekomendasi tersebut telah dilaksanakan dengan tepat.
k.     Memberikan penilaian, konsultasi, informasi dan rekomendasi mengenai proses bisnis perusahaan sesuai dengan Kode Etik dan Standar Audit.

Persyaratan Profesionalisme Auditor dan Satuan Pengawasan Intern.
a.    Standar Independensi
Unit dan Auditor Internal harus independent terhadap aktivitas yang diauditnya.
1)    Unit SPI
Satuan Pengawasan Intern (SPI) dapat dikatakan independen apabila pelaksanaan tugas audit dilakukan secara bebas dan objektif.
SPI harus independen secara organisasi dan pribadi serta independen dalam bersikap dan penampilan, dengan demikian auditor dapat memberikan pendapat penting yang tidak memihak dan berprasangka buruk dalam pelaksanaan tugas dan pelaporan auditnya.
2)    Status organisasi
SPI bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. Semua jajaran dalam Perusahaan berkewajiban mendukung dan bekerja sama dengan SPI untuk memungkinkan tercapainya tanggung jawab auditor yang memadai.
3)    Objektivitas
Adalah sikap mental independen yang harus dimiliki dan dipelihara oleh SPI dalam melakukan audit.
Auditor Internal tidak boleh mengesampingkan pertimbangan objektivitas dalam melaksanakan tugas audit karena adanya pertimbangan lain.
Objektivitas menghendaki auditor Internal harus jujur terhadap diri sendiri, yakin atas kehandalan hasil kerjanya, dapat dipercaya dan bebas dari pengaruh pihak luar.
Oleh karena itu dalam melaksanakan tugas audit, Auditor Internal harus mengambil keputusan secara profesional, bebas dan objektif.
Untuk menjaga objektivitas auditor Internal harus menghindari audit di unit kerja sebelumnya dalam lingkup kerja yang menjadi tanggung jawabnya minimal dalam tenggang waktu 1 (satu) tahun.
4)    Menjaga Integritas yaitu tidak memanfaatkan informasi yang diperoleh untuk kepentingan atau keuntungan pribadi atau hal-hal lain yang patut diduga dapat disalahgunakan baik oleh dirinya sendiri atau oleh pihak lainnya yang tidak berhak.

b.    Standar Kemampuan dan Keahlian
Audit Internal harus dilakukan dengan kecakapan profesional yang memadai dan kecermatan yang seksama.
1)    Kecakapan profesional merupakan tanggung jawab unit SPI dan individu Auditor Internal. Ka SPI hanya menugaskan kegiatan audit kepada staf yang secara kolektif telah memiliki kecakapan profesional yang memadai untuk melaksanakan tugas audit tersebut.
2)    Tanggung jawab unit SPI mengenai kecakapan profesional meliputi hal-hal sebagai berikut :
a)    Pemenuhan kebutuhan tenaga auditor SPI untuk memiliki individu yang mempunyai pengetahuan, kecakapan dan disiplin ilmu yang diperlukan dalam melaksanakan tugas auditnya.
b)    Penugasan tenaga auditor internal harus memenuhi syarat kemampuan teknis tertentu secara kolektif berdasarkan jenis, luas, serta kompleksitas objek audit.
c)      Keharusan untuk memelihara kemampuan teknis audit melalui jenjang pendidikan dan pelatihan berkelanjutan berupa training, seminar dan sebagainya, sehingga tetap mengikuti dan paham tentang perkembangan terakhir standar, prosedur dan teknik audit serta dunia usaha perusahaan.
d)    Supervisi atas pelaksanaan audit internal secara berkelanjutan mulai dari perencanaan, audit program, pelaksanaan audit, pelaporan dan pemantauan tindak lanjut. Supervisi harus dilakukan secara seksama, terdokumentasikan.
3)    Tanggung jawab Auditor Internal mengenai kecakapan dan kecermatan profesional meliputi :
a)    Kepatuhan terhadap standar audit dan kode etik audit internal.
b)    Penguasaan atas pengetahuan, kecakapan dan disiplin ilmu tertentu yang berkaitan dengan tugas audit, termasuk kemampuan menerapkan standar, prosedur dan teknik audit serta praktek-praktek bisnis yang sehat.
c)      Kemampuan berkomunikasi baik lisan dan tulisan secara efektif dan baik dengan pihak auditee maupun dengan manajemen perusahaan.
d)    Keharusan menjaga tingkat kecermatan dan kewaspadaan terhadap kemungkinan penyimpangan, ketidakcermatan, ketidakefektifan, kelemahan pengendalian internal dengan melakukan pengujian dan verifikasi yang memadai serta dapat dipertanggungjawabkan.
e)    Keharusan menggunakan kemahiran dan kecermatan profesional dengan memperhatikan :
(1)    Cakupan kerja audit yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit yang ditetapkan
(2)    Tingkat materialitas atau signifikansi masalah.
(3)    Tingkat keandalan dan efektifitas pengendalian internal
(4)    Biaya audit diperbandingkan dengan manfaat yang diperoleh.
(5)    Standar operasi yang ada apakah dapat diterima dan dipatuhi.
(6)    Prinsip empat mata yaitu melaksanakan audit terhadap objek yang berisiko tinggi harus dilakukan minimal 2 (dua) orang auditor.

c.    Persyaratan Pengetahuan Auditor
Audit Internal harus dilakukan secara profesional sehingga diperlukan standar pengetahuan dan kompetensi teknis yang harus dimiliki auditor supaya pelaksanaan audit dapat dilakukan secara memadai dan seksama.
Auditor internal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai tentang :
1)    Pengelolaan keuangan/akuntansi perusahaan dan aspek-aspek hukum dalam proses pelaksanaan audit.
2)    Proses bisnis internal, peraturan, mekanisme dan prosedur yang ada di objek audit yang diperlukan untuk melakukan audit.
3)    Data yang diperlukan, cara memperoleh data, baik menggunakan akses teknologi informasi maupun secara manual, dan mampu melakukan pengolahan data yang memadai agar dapat memperoleh bukti audit untuk membuat kesimpulan.
4)    Pengoperasian komputer sebagai salah satu teknologi informasi dan pengolah data.
5)    Teknik-teknik pengendalian dan audit berbasis risiko guna menunjang pelaksanaan kegiatan audit yang diwujudkan dengan penyusunan program audit berbasis pada penafsiran risiko dan eksposur yang berdampak pada perusahaan.
6)    Pelaksanaan evaluasi dan berkontribusi pada proses manajemen risiko, pengendalian atas pengelolaan (governance) dengan menggunakan pendekatan sistematis dan terstruktur.
7)    Cara mengkomunikasikan temuan kepada pimpinan auditee dalam bentuk presentasi yang fokus serta runtut dan dalam menyusun laporan hasil audit harus sesuai dengan standar laporan audit yang ditetapkan.
8)    Auditor internal harus memiliki sertifikasi Qualified Internal Auditor (QIA).

Visi

Menjadi mitra strategis yang profesional bagi kepentingan manajemen dalam mencapai tujuan Perusahaan.

Misi

1)    Membantu organisasi mencapai tujuannya dengan memberikan assurance & consulting  yang   independen   dan   objektif   serta memberikan nilai tambah.
2)    Mengevaluasi  efektivitas  internal  control, risk management, dan governance process melalui penerapan Risk Based Audit.
3)    Mengelola  aktivitas  internal  audit  secara efektif dan efisien (operational excellece).
4)    Mengembangkan kompetensi Auditor dan mengintensifkan  penggunaan teknologi informasi.
5)    Meningkatkan sinergi fungsi internal audit dan eksternal audit.

Ruang Lingkup Audit

Ruang   lingkup   pekerjaan   internal   audit mencakup semua area operasi Perusahaan sesuai governance yang  berlaku  untuk  menentukan  kecukupan kualitas   internal   control,   penerapan   risk management,  dan  proses  governance  dalam rangka membantu organisasi mencapai tujuannya.

Kantor Perwakilan SPI di 11 Wilayah Kerja
  • Kaper SPI I : di Medan
  • Kaper SPI II : di Padang
  • Kaper SPI Ill : di Palembang
  • Kaper SPI IV : di Jakarta
  • Kaper SPI V  : di Bandung
  • Kaper SPI VI : di Semarang
  • Kaper SPI VII : di Surabaya
  • Kaper SPI VIII : di Denpasar
  • Kaper SPI IX : di Banjarbaru
  • Kaper SPI X  : di Makassar
  • Kaper SPI XI : di Jayapura

 

PT Pos Indonesia (Persero)

PT Pos Indonesia (Persero)