Mau Kirim Barang? Ini Contoh Surat Pengiriman Barang

Saat Anda mengirim barang, baik untuk keperluan bisnis maupun pribadi, ada satu hal penting yang sering kali dibutuhkan: surat pengiriman barang. Dokumen ini berguna sebagai bukti sekaligus informasi lengkap tentang barang yang dikirim. 

Jika belum pernah membuatnya sebelumnya, tenang saja di artikel ini Anda akan menemukan contoh surat pengirim barang lengkap dengan penjelasan tentang fungsi, isi, dan bagaimana cara menyusunnya dengan benar. Yuk, simak sampai akhir!

Apa Itu Surat Pengiriman Barang?

Surat pengiriman barang adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti fisik bahwa suatu barang telah dikirim dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Dokumen ini biasanya menyertai barang yang dikirim, baik dalam pengiriman antar perusahaan, antar toko, maupun kepada konsumen. 

Surat ini penting untuk mencatat jenis barang, jumlah, dan tujuan pengiriman, serta sebagai acuan saat terjadi pengecekan atau klaim.

Dalam praktiknya, surat pengiriman barang bisa digunakan oleh perusahaan, instansi pemerintah, maupun pelaku usaha UMKM sebagai bagian dari sistem administrasi dan logistik mereka.

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Fungsi utama dari surat pengiriman barang adalah sebagai dokumen bukti dan pelengkap proses distribusi. Beberapa fungsi lainnya meliputi:

• Menjadi bukti fisik bahwa barang telah dikirim oleh pihak pengirim.
• Memberikan informasi detail tentang barang kepada pihak penerima.
• Memudahkan proses pemeriksaan saat barang diterima.
• Digunakan sebagai arsip atau dokumentasi oleh pengirim dan penerima.
• Dapat menjadi dokumen pendukung dalam proses retur barang.

Dengan memahami fungsi-fungsi tersebut, Anda bisa memastikan bahwa semua pengiriman barang dilakukan secara tertib dan terdokumentasi dengan baik.

Komponen Umum Surat Pengiriman Barang

Agar surat pengiriman barang dapat digunakan secara resmi dan efektif, pastikan mencantumkan beberapa komponen penting berikut:

Kop Surat

Kop surat menunjukkan identitas resmi pengirim. Di dalamnya memuat nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta logo bila ada. Komponen ini menandakan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh entitas yang sah.

Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai referensi dan penanda administrasi. Biasanya terdiri dari kode unik yang dibuat berdasarkan tanggal, urutan pengiriman, dan divisi terkait.

Nama dan Alamat Tujuan

Tuliskan secara lengkap nama penerima dan alamat tujuan barang dikirim. Ini membantu menghindari kesalahan dalam proses pengiriman, terutama bila pengiriman dilakukan dalam jumlah banyak ke berbagai alamat.

Perihal

Bagian ini menjelaskan isi atau tujuan surat, biasanya ditulis singkat, misalnya “Pengiriman Barang Pesanan Bulan Juni”.

Rincian Barang Kiriman

Ini adalah bagian inti dari surat pengiriman barang, berisi informasi seperti nama barang, jumlah, berat, kode barang, hingga kondisi khusus jika diperlukan. Semakin detail isinya, semakin baik untuk keperluan pelacakan dan penerimaan barang.

Contoh Surat Pengirim Barang

Berikut adalah contoh surat pengirim barang yang bisa Anda jadikan acuan:

PT Sukses Makmur Sejahtera

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta

Telp: (021) 12345678

Nomor: 004/SMS/VI/2025

Tanggal: 10 Juni 2025

Perihal: Pengiriman Barang Pesanan

Kepada

Toko Sejahtera

Jl. Melati No. 45, Bandung

Dengan surat ini kami menginformasikan bahwa telah kami kirimkan barang sesuai dengan pesanan sebagai berikut:

Demikian surat pengiriman ini kami buat. Apabila ada pertanyaan atau ketidaksesuaian, silakan hubungi kami melalui kontak yang tersedia.

Hormat kami,

PT Sukses Makmur Sejahtera

(Andi Pratama)

Kepala Logistik

Setelah membuat surat pengiriman barang, langkah berikutnya adalah memilih jasa pengiriman yang tepat. Untuk kebutuhan pengiriman dalam jumlah besar atau pengiriman cargo, layanan Pos Kargo dari Pos Indonesia sangat direkomendasikan. Layanan ini menyediakan pengiriman point-to-point dalam jaringan nasional, cocok untuk distribusi antar kota maupun antar provinsi.

Selain Pos Kargo, Pos Indonesia juga menyediakan berbagai layanan lain seperti Pos Reguler, Pos Sameday, dan Pos Nextday yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Pengiriman dapat dilakukan melalui aplikasi PosAja! sehingga prosesnya lebih praktis dan cepat.

Dengan layanan yang terpercaya dan jaringan luas, Pos Indonesia menjadi solusi logistik yang dapat diandalkan untuk mendukung kegiatan bisnis dan personal.